イベント企画と危機管理：密接に関連する二つの概念
イベントの1か月前、日程が決まり、パートナーも準備万端：すべてが整っています。しかし、大事な日の前日に突如として危機が発生してしまいます。連絡が取れなくなり、お客様と二人きり。どうすればよいでしょうか？
珍しいこと
これはイベントプロフェッショナルにとって本当の悪夢です。幸い、こういった状況はほとんど、ごくまれにしか、起こりません。それでも予備計画を考え、B案やC案に切り替える準備を整えるのが私たちの役割です。tokimekiでは、3年間の活動でさまざまな予期せぬ事態に遭遇しました。今日は、私たちの経験を共有し、日本でイベントを企画するときに役立ついくつかのコツをご紹介します。
すべてを計画する
予定通りに進むはずでも、あらゆる事態に対応できる計画をする必要があります。これは矛盾しているように思えるかもしれませんが、それがイベント業界の真実の一つです。不可能を成し遂げるためには、予備計画だけでなく、潜在的な問題に対応できる柔軟なパートナーが必要です。イベントの際に誰と提携するかを選ぶ時点から、イベントの成功が始まります。
相手と話し合う
もし予期せぬ事態が発生した場合、お客様にお知らせください。東京へのバス移動をご検討の場合、交通渋滞や駐車場の問題、ドライバーの利用可能性に関する可能性のある複雑さについて事前にお知らせください。このようなコミュニケーションを取ることで、お客様を巻き込み、予期せぬ事態が発生した際には、よりストレスを感じず、混乱することがないでしょう。
このコミュニケーションは、あなたのイベントに関わるすべての関係者を連携させるようにする必要があります。イベント当日の円滑な進行のために、可能な限り、一緒に働く業者をお客様と会わせた方がいいです。そのためには、できるだけ多くの関係者のスケジュールを合わせて、現場の視察を組むことをお勧めします。
成功を目指す
最後に、tokimekiでは、プロジェクトに取り組むなら必ず成功させるべきだと考えています。というのは、自分の限界を知る必要があります。お客様の期待が高すぎる場合や、日程が自分のスケジュールと合わない場合などは、実行に移る前によく考えることにしましょう。
回ってくるプロジェクトのタイミングが悪いことはあります。普通のことです。私たちはプロフェッショナルとして、責任を持って事業を成功させなければいけません。一方、達成できなそうなときは期待をさせないことも私たちの義務です。私たちの業界では、不満なお客さまが会社にとってのトラブルを引き起こす可能性があるため、無謀な行動は避けましょう。
こちらのブログを読んでいただければ、危機を乗り越えるコツを共有しますので、ご参考にしてください！